会计档案归档目录的编制方法可以根据不同的需求和单位实际情况进行选择,以下是三种常见的编制方法:
统编法
将一个单位形成的所有会计档案,在一年或数年内统一编制会计档案案卷目录。这种方法适用于档案数量较少且较为稳定的单位。
分类编制法
将一个单位形成的会计档案,按会计档案的不同形式、不同机构或不同类型分别编制会计档案案卷目录。这种方法适用于档案种类繁多、需要细致管理的单位。
保管期限编制法
将一个单位形成的所有会计档案,按不同保管期限分别编制案卷目录。这种方法适用于需要长期保存或定期销毁档案的单位。
无论采用哪种方法,会计档案案卷目录的编制应遵循以下要求:
用纸尺寸:采用国际标准A4型(长宽为297 mmX210 mm),纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。
目录项目:包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注等。
案卷号:即案卷的排列号,填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案件起号和止号之间用“-”隔开。案卷号也可以填写会计档案案卷的档案号,如“KJ2·2-3”“KJ-3·1-8”等。
类别:填写该卷会计档案所属的类别,如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。
题名:即案卷题名,填写要求与会计档案盒上的案卷题名相同,应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别等,如“XX局财务部2003年现金日记账”。
起止时间:填写该卷档案启用和终止的年、月,年、月用六位阿拉伯数字分两行填写,月不足两位的在前面补零,比如201601、201603。
保管期限:根据档案的保管要求填写相应的保管期限。
在实际操作中,可以根据单位的具体情况和需求,选择适合的编制方法,并在编制过程中确保目录的清晰、准确和易于检索。同时,会计档案的归档还应遵循相关的归档要求和流程,确保档案的完整性和安全性。