会计人员发函的步骤如下：
明确发函目的和所需信息
确定发函的具体目的，例如资产清查审计、财务报表审计等。
明确需要对方提供的信息，包括具体款项、账目、交易时间等。
撰写函件
首部：
标题：一般有两种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。
主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
正文：
开头：概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用过渡语转入下文。复函的缘由部分，先引叙来文的标题、发文字号，再交代根据。
主体：详细说明致函事项，内容要单一、直陈其事，简洁得体。
结尾：提供发函方的联系方式，包括地址、电话和电子邮箱等。
落款：包括发函单位的名称和日期。
选择发送方式
可以选择邮寄（包括平信、挂号信或快递）或电子方式发送。
确保函件内容完整、清晰，并放入信封中封口。
邮寄时，填写准确的收件人信息，包括姓名、地址、邮编，国际邮寄还需包括国家名称、城市、街道等。
跟踪和确认
在邮寄过程中保持跟踪，确保函证安全送达。
对方收到后需按照要求提供所需信息或文件，并发回确认。
处理回函
收到回函后要确保及时处理，并给予对方适当的反馈。
如数据与对方记录相符，在函件下端“数据证明无误”处签章证明。
如数据不符，在“数据不符”处列明不符金额，并附加说明事项。
注意事项
整个过程中保持函证的正式和准确，确保信息传递的清晰和完整。
使用公司公共邮箱发送邮件，避免使用个人邮箱。
保留好快递寄件人联和邮局盖邮戳，以备后续查询和核对。
通过以上步骤，会计人员可以规范、高效地完成发函工作，确保信息的准确传递和反馈。
