当会计在记账时发现金额少记时,可以采用以下几种方法进行更正:
补充登记法:
直接在账簿上使用蓝色或黑色笔填写一笔与原错误记账凭证相同借贷方向和会计科目的记账凭证。这张新的记账凭证用于补记少记的金额,以得到正确的金额。在摘要栏里注明“补充某月某日第某号凭证的少计数”,并在附件中注明见某号凭证所附,最后在金额栏里写你少计的金额。
红字冲销法:
如果原错误凭证的科目和方向无误,仅金额多记,则可以使用红字冲销法。具体操作是,用红字填制一张与错误记账凭证科目和方向完全相同的记账凭证,并在摘要栏注明“更正某月某日第某号凭证错误”。
划线更正法:
对已记金额从左上到右下划一道红线,表示错误。在红线的右上方用蓝字写上正确的金额。同时,在更正的金额旁边或下方注明更正的日期和原因。
编制差额凭证:
如果金额少记发生在上个月或更早的月份,可以补做一张差额凭证。在差额凭证中注明“补记上月某号凭证少记金额”,并在更正的金额旁边或下方注明更正的日期和原因。
重新结账和编制报表:
对于计算机做账的系统,可以取消结账,然后在相应的月份增加一个差额凭证,补全金额。对于手工账,可以在12月份增加一个差额凭证,补全金额,并重新结账和编制报表。
在进行更正时,请确保保持凭证整洁,注明更正原因,并由相关人员进行签字确认,以保证账目准确无误。