会计档案的归档主要包括以下几个步骤和要求:
归档范围
会计凭证,包括原始凭证和记账凭证。
决算报表。
其他会计资料,如合同、协议等。
归档时间
当年形成的会计档案在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应经单位档案管理机构同意,最长不超过3年。
归档要求
收集、整理应符合规范。应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确,分类清楚,组卷合理,排列系统,案卷题名简明确切,装订美观结实,编目科学清晰,便于查找利用。
保持原封装。移交归档的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案管理机构应当会同会计管理机构经办人员共同拆封整理,以分清责任。
签章项目要完整。
归档形式
单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
内部形成、仅以电子形式归档保存的会计资料,应满足安全、可靠条件且“非需永久保存或有重要价值”。
归档责任人
单位的会计管理机构(单位的会计机构或会计人员所属机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
归档顺序和分类方法
可以按照时间顺序、业务分类、科目分类、部门分类或编号进行分类归档,便于查询某一时间段、某一类业务、某一会计科目或某一部门的会计信息。
综上所述,会计档案的归档是一个系统性的工作,需要严格按照归档范围、时间、要求和形式进行操作,以确保会计档案的完整、准确和便于查询。