在会计分录中，负数主要用于表示以下几种情况：
减少的金额：
负数可以表示借方记账金额或贷方记账金额的减少，即减少的金额。在输入负数时，可以在数值前加负号“-”或在数值后加括号“（）”表示。
负债：
负数金额可能表明账目发生了负债，即企业承担的债务，如贷款等，企业未来需要以支付的形式偿还这些债务。
红字冲销法：
在编制红字分录时，负数用来表示与错账完全相同的记账凭证的冲销。
红冲相关科目：
例如，销售商品退回时，用负数分录表示减少应收账款和增加主营业务收入及销项税。
月末结转利润：
企业损益类科目在月末结转利润时，也可能使用同方向的负数表示。
在会计软件中输入负数时，可以直接输入负数或者在数值前加负号“-”，软件会自动识别并处理。
建议
手工记账：在没有红色笔的情况下，可以使用蓝色或黑色笔，在数字前加负号“-”来表示负数。在贷方第一个数字前填“-”号。
财务软件：在数值前加上负号“-”或在数值后面加上括号“（）”表示负数。在金额输入框中直接输入负数，软件会自动识别并处理。
无论采用何种方式输入负数，在记账过程中需要保证对借贷平衡的正确性，同时根据不同的业务情况选择合适的会计分录方式进行处理。
