会计凭证的手动装订步骤如下:
整理凭证
将同一会计期间的凭证按日期顺序排列,确保每张凭证的编号连续且无遗漏。
对于有附件的凭证,应将附件整齐地附在对应的凭证后,并用回形针或小夹子固定,避免在装订过程中脱落。
制作封面和封底
封面应注明单位名称、会计期间、凭证种类等信息。
封底则需留出足够的空间以便填写装订后的凭证数量、审核人等信息。
可以使用专用的凭证封面纸,也可以自行设计打印。
装订凭证
将整理好的凭证和封面、封底一并放入凭证装订机中,调整好位置后进行装订。
装订时应确保所有凭证平整,无折叠或扭曲现象。
装订完成后,还需检查装订线是否牢固,凭证是否完整无缺。
传统装订方法 (如“三针引线法”):
在凭证的左上角或左侧竖排打上三个针孔,三眼一线打结,结扣为活结。
装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。
使用装订机
将事先裁剪好的包角纸放在封面左上角。
将凭证的棱角对齐,用两个大夹子固定住。
打开装订机电源,调整好高度后,在凭证的左上角打两个孔。
将铆管放到打好的孔内,依次按“下”“压铆”按钮,将铆订订到凭证上。
将包角纸向左上角折叠,然后分别将包角的侧枝和上枝折向背面,均匀涂抹胶水并粘贴。
填写封面和凭证盒
在会计凭证封面上填写单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码等信息。
填写凭证盒的封面内容,并将装订成册的会计凭证装入凭证盒内。
归档保存
装订好的凭证应按照会计档案管理的要求进行分类存放,确保凭证的安全和便于查阅。
通过以上步骤,可以完成会计凭证的手动装订工作。建议根据实际情况选择合适的装订方法,确保凭证的完整性和便于查阅。