财务会计在保管文件时，应遵循以下步骤和原则：
凭证的装订与保管
会计凭证应在每月结账工作完成后及时装订，以便于查找与保存。
使用财务装订工具，如装订机、装订线、装订针等，也可以使用重型订书机。
凭证装订时应包括封面、记账凭证、封底、包角，并填写相关信息，加盖公章。
日常保持凭证存放整齐有序，每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来。
对于原始凭证过多，可以单独装订保管，并在记账凭证上注明“附件另订”。
账簿的装订与保管
手工账簿已越来越少的发挥其作用，财务软件的功能使凭证在录入后自动生成了账薄。
现金日记账、银行日记账可以根据管理需要每月打印，总分类账、明细分类账可以以年度为单位，打印成纸制账簿，装订成册保存。
财务报告类的装订与保管
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告也是会计档案重要的组成部分。
各类报表在编制完成时应做好电子文件存档工作，同时根据需要打印纸制报表，按报表所属期间、性质做好分类保管。
会计资料的电子化管理
内部形成的电子会计资料，如果满足安全、可靠且不属于永久保存或有重要价值的会计档案，可以仅以电子形式保存。
从外部接收的电子会计资料，需要附有符合《电子签名法》规定的电子签名，也可以仅以电子形式保存。
会计资料的备份与安全性
会计核算电子账套应设置自动备份功能，并定期将备份账套拷贝至移动硬盘等外部存储介质。
电子会计档案在移交时，应包括电子会计档案及其元数据，特殊格式的还应包括其读取平台。
会计资料的分类与归档
会计资料应按照财政部门规定的类别归档，并由专人负责凭证的存档及登记调整。
档案的移交与保管
当年形成的会计档案，在会计年度结束后，可由会计机构临时保管一年，期满后移交档案机构统一保管。
出纳人员不得兼管会计档案 。
保证档案安全
会计档案应存放在安全的地方，如档案室或保险柜，并设置防火、防盗等措施，确保档案安全。
严格控制借阅
对借阅档案的人员进行合理授权，建立出入记录和审批流程，确保档案的安全性和完整性。
定期清理销毁
对于已经过期或者无用的会计档案，应及时清理销毁，避免占用过多的存储空间。
通过以上措施，财务会计可以有效地保管会计文件，确保其安全、完整和可靠。
