会计凭证封皮的设置步骤如下:
分类整理凭证
将所有会计凭证按日期顺序排列,并检查每张凭证是否完整无误。
打孔固定凭证
使用打孔器在凭证左侧边缘均匀打孔,通常为三孔或五孔。
选择合适的装订工具,如线绳或金属夹,将凭证牢固地固定在一起。对于较厚的凭证册,建议使用金属夹以确保长期保存不易散落。
制作封皮
选择封皮材料:封皮材料可以选择坚固耐用的纸板或塑料材质,颜色可以根据公司内部规定选择。
标注信息:封皮上应标注清晰的信息,包括但不限于凭证类别(如收款凭证、付款凭证等)、凭证起止日期、凭证册数、凭证起止号码、财务主管、经办会计、保管年限、装订人等。
制作索引表:在封皮内侧附上一张索引表,列出该册凭证的具体内容和页码,方便查阅。
打印封皮
选择封面纸张和打印机:选择适合的封面纸张和打印机,确保封面打印效果清晰。
设计封面模板:可以使用专业的设计软件或办公软件中的模板功能,根据会计凭证的特性和要求,设计出既美观又实用的封面模板,模板中应包含凭证的名称、编号、日期等基本信息。
调整打印设置:调整页面设置和打印参数,确保封面能够按照预期的效果打印出来,包括选择合适的打印质量、调整纸张大小和方向、设置边距等。
打印预览与调整:在正式打印之前,进行打印预览,检查封面的排版、文字等是否都符合预期,并进行适当的调整。
粘贴封皮
将记账凭证放置在封皮上,确保凭证的左上角与封皮的左上角对齐。
使用透明胶带或胶水,从上到下轻轻粘贴封皮,确保封面完全贴合凭证,避免产生气泡或皱褶。
检查粘贴效果,确保封皮不会脱落或损坏。
装订凭证
如果凭证较长,可能需要先折叠成双层,然后使用装订机或线装订,并在封皮上加上牛皮纸保护侧面。
标注信息
在封皮上填写相关信息,如日期、凭证字号等,并进行适当的标注。
确保装订线处涂上胶水与封底纸粘住,封底应显现矩形,并且装订线被完全包住。
盖章
在骑缝处加盖装订人名章压缝,以增强封皮的牢固性和美观性。
通过以上步骤,可以确保会计凭证封皮的设置既规范又便于查找和管理。