会计记录描述是对会计活动、交易或事项的详细书面记录，它应当准确、完整、及时，并且使用会计专用名词。以下是撰写会计记录时应遵循的一些基本原则和步骤：
清晰明确：
每一项记录的文字必须清晰、明确，项目表达清楚，无歧义。应使用项目名称或编号，而不是图表、简写或符号。
语言无误：
记录文字中不应有字体、格式、语法、拼写和语义错误。
准确无误：
记录文字的内容必须准确无误，不允许有错别字，以免错误地改变金额的正确性。
规范正规：
记录文字应符合会计规范的要求，会计术语的叙说应精确，金额表达应该准确无误，金额的表示形式必须为人民币大写和数字表示形式。
简明易懂：
记录文字应简洁易懂，语言简练，没有多余的字词，以便于读者能更容易了解记录文字的内容和意义。
及时性：
会计记录应当及时完成，以确保信息的准确性和相关性。
完整性：
会计记录应当全面反映所发生的经济交易或事项，不遗漏任何重要信息。
使用会计专用名词：
在记录中应使用专业的会计术语，确保专业性和准确性。
核对与验证：
在记录完成后，应进行核对和验证，确保所有信息的正确性。
归档管理：
会计记录应按照一定的顺序和方式进行归档管理，以便于日后的查询和使用。
保密性：
会计记录可能包含敏感信息，应妥善保管，防止未经授权的访问和泄露。
撰写会计记录时，还应考虑到报表编制的需求，确保记录的数据能够准确地反映在财务报表中。同时，会计记录应遵循相关的法律法规和会计准则，确保合规性。
例如，一条简单的会计记录描述可能是这样的：
```
2023年1月1日，销售部员工张三预借差旅费5000元，用于参加公司年度会议。
```
这条记录清晰地表明了借款的日期、金额、用途以及借款人，同时使用了规范的会计语言，符合会计记录的要求。
