会计凭证装订的步骤如下:
传统装订方法
使用棉线,在左上角或左侧竖排打上三个针孔,三眼一线打结,结扣为活结。
装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。
现代装订方法
目前大多采用铆管热熔装订,方式不同,但原则一致。
凭证外需加封面
封面纸需以无酸牛皮纸印制,封面规格略微大于所附记账凭证。
以A4横向凭证装订为例,封面纸规格为299x212mm。
封面填写
封面需认真填写单位名称、凭证种类、起止号码、凭证张数、财务主管、经办人员签章等信息。
封面上编好案卷号,按编号顺序入柜,并在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
票据粘贴
统一打印票据粘贴单,粘贴票据必须正面朝上,开口向右,不得超出粘贴限定范围。
对于各种原始票据按照经济内容项目进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、招待费等,按照类别分别粘贴,把相同费用项目的原始凭证粘贴在一起。
整理票据时,附件固定不能用订书钉等金属性易锈蚀的物品,只能用胶水或胶棒,平整粘贴。对票据进行修剪,将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉,但不得因此影响原始凭证内容的完整性。
粘贴票据时,按照“小票在下,大票在上”的要求,从右至左呈阶梯状依次粘贴。
凭证装订时间
会计凭证的装订,一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月编码后妥善保管归档。
装订前的准备工作
分类整理,按顺序排列,检查日期、编号是否齐全。
按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数。
装订方法
将记账凭证同封面、封底、封角(不写内容的一面朝上)整齐排列,用夹子固定住。
左上角打孔装订:分别距左下角和左上角1厘米处各打一个孔,然后穿过凭证装订。
其他注意事项
凭证附件的张数计算:没有经过汇总的原始凭证,按自然张数计算;经过汇总的原始凭证,每一张汇总单或汇总表算一张。
错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明。
替票问题的处理。
通过以上步骤,可以确保会计凭证装订整齐、规范,便于日后的查阅和管理。