当会计凭证的纸张面积大于标准尺寸时,可以采取以下步骤进行折叠和装订,以便于保存和查阅:
对折凭证
将凭证平铺在桌面上,长边对折,确保折痕均匀。
然后沿宽边对折,使凭证变为一个较窄的长方形。
进一步折叠,将长方形凭证的一端折叠到另一端,使两端对齐。
再次沿折痕对折,形成一个小长方形。
最终折叠,将小长方形凭证的一角对折到对边中央,形成一个小三角形。
整理凭证
将凭证附件整理好,插入到凭证中,确保附件平整无毛边。
将整理好的凭证分成若干册,每册厚度控制在1.5厘米左右。
打孔装订
在每册凭证的左上角或左侧竖排打上三个针孔,使用棉线或铆管进行装订。
装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面。
包边处理
凭证打孔装订处,需以包角纸包边,根据打孔装订方式不同,常见包边方式有左上三角包边、左侧裹背包边等。
封面和归档
凭证外需加封面,封面纸需以无酸牛皮纸印制,封面规格略微大于所附记账凭证。
每月装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
票据粘贴
统一打印票据粘贴单,粘贴票据必须正面朝上,开口向右,不得超出粘贴限定范围。
粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴,确保粘贴后依然平整。
同一经办人、纸张大小一致、金额相同的票据应该粘贴在一起,不能将票据颠倒放置或粘贴,不能以票粘票。
通过以上步骤,可以有效地将大于标准尺寸的会计凭证进行折叠、装订和粘贴,以便于日后的查阅和保存。