在会计电算化环境下,岗位的分工分配应遵循“责、权、利相结合”的原则,并确保各岗位的职责明确、相互制约,以提高工作效率和内部控制水平。以下是一个典型的会计电算化岗位分工方案:
电算主管
职责:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,拟定会计电算化中长期发展规划,制定会计电算化日常管理制度,建立会计电算化体系和核算方式,总体负责会计电算化系统的日常管理,包括计算机硬件和软件的运行工作,组织监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。
权限:定义各操作人员的权限,监督系统内各类人员之间的工作关系,定期或不定期地对会计电算化岗位工作进行检查考核。
软件操作
职责:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计报表和进行部分会计数据处理工作。
权限:仅限于修改自己的口令,无权更改自己和他人的操作权限。
审核记账
职责:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。
权限:不赋予制证权限,不兼任出纳工作,对业务的真实性、合法性以及完整性负责。
电算维护
职责:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。
权限:负责系统日常运行,协调各岗位之间的工作关系。
电算审查
职责:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。
权限:具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训水平。
数据分析
职责:负责对计算机内的会计数据进行分析。
权限:具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训水平。
会计档案保管
职责:负责会计电算化数据和程序的备份,打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管。
权限:负责数据光盘、系统光盘及各类纸制资料的保管工作,但系统光盘和数据光盘应分开保管。
系统管理员
职责:负责财会部门各项工作的管理,协调各岗位之间的工作,确保核算系统运行的合理性,组织并协调系统的日常运行。
权限:具备会计和计算机知识,及时补偿计算机系统等相关知识,确保系统运行的合理性。
通过上述分工,可以确保会计电算化系统的高效运行和内部控制的有效性。各岗位之间应保持不相容职能的分离,以防止舞弊和错误。此外,岗位设置和权限分配应根据企业的实际情况和需要进行调整,以适应不断变化的业务需求和技术发展。