公司会计在审验发票时,应遵循以下步骤和注意事项:
查看发票基本信息
日期:发票日期应为当年,不能是跨年度的。
单位名称:发票的单位名称必须与营业执照和税务登记证上的名称一致,错字、少字、多字均不合格。
监制章:发票上应写有某某地方的税务发票字样,并加盖税务监制章。
金额:发票金额应保持大小写一致,无涂改痕迹。
摘要:发票摘要应填写清晰,不能为空白。
印章:发票上应有开具发票单位的印章,缺失印章的发票不能作为报销依据。
核对发票真实性
查询发票信息:通过税务网上查询发票的号码、代码、校验码等信息,核实其真实性。
查验营业执照:检查发票上销售方或购买方的营业执照,确认其合法性。
防伪标识:借助紫光灯等工具,检查发票的防伪标识,如水印、不规则发明短光线等。
审核发票内容
商品名称及规格:核实发票上记载的商品名称、规格、数量是否与实际业务相符。
税率及税额:检查税率是否正确,税额计算是否准确。
清单及审批手续:审核发票所附清单是否由税控系统开出,并加盖发票专用章;检查审批流程手续是否完备。
复核与记录
初审:检查发票的抬头、税号、地址电话、开户行及账号等信息是否准确完整;校验码是否完整;发票专用章是否正确。
重审:核对发票的品名、数量、金额、税率、备注、清单等是否准确。
记录基本信息:记录票据的基本信息以及核对后的结果,确保每一张票据信息都简短而准确。
通过以上步骤,公司会计可以有效审验发票,确保其真实性、合法性和完整性,从而防范企业经营风险。建议企业建立专人专项审核制度,以提高发票审核的准确性和效率。