整理会计凭证需要遵循一定的规范和流程,以确保会计信息的准确性和完整性。以下是整理会计凭证的基本步骤和要求:
收集凭证
确保所有应归档的会计凭证收集齐全,包括原始凭证和记账凭证。
分类整理
根据凭证的日期和编号顺序进行排列,确保日数和编号的连续性和完整性。
按照记账凭证的种类(如现金收付款凭证、银行收付款凭证、转账凭证等)进行分类。
检查凭证
仔细检查凭证中的所有信息,包括收据项目、日期、金额、签名等,确保准确无误。
确保所有的原始凭证都已附在相应的记账凭证后面,并且原始凭证的面积大小不会影响装订和查阅。
去除金属物
摘除凭证内的金属物,如订书钉、大头针等,以免损坏装订设备或装订后的凭证。
填写封面
会计凭证封面应写明单位名称、年度、月份、本月册数、本册是第几册、记账凭证的起讫编号和张数,并由会计主管、装订人签名或盖章。
装订成册
使用“三针引线法”进行装订,确保装订牢固且便于翻阅。
对于数量过多的原始凭证,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面注明记账凭证日期、编号,存放在其他类会计档案中,同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。
填写会计凭证盒
会计凭证盒的正面及侧面应写明单位名称、起止时间、本月册数、本盒是第几册、记账凭证的起讫编号和张数、保管期限,并由会计主管、立卷人签名或盖章。
归档保管
将装订好的会计凭证进行归档保管,并且要建立会计凭证调阅登记制度,以便于日后查阅。
定期审计
定期对凭证进行审计,使不准确的凭证得到纠正,并避免发生不正当的会计行为。
通过以上步骤,可以确保会计凭证的整理工作有序进行,便于日后的查阅和审计,从而保障会计信息的准确性和完整性。