整理会计凭证和附件的步骤如下:
收集齐全 :确保所有应归档的会计凭证收集齐全。分类整理
根据记账凭证的种类(如现金收付款凭证、银行收付款凭证、转账凭证等)进行分类。
检查凭证的日数、编号是否齐全,附件是否完整。
去除金属物:
摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针等),以免损坏装订设备或装订后的凭证。
凭证对齐:
凭证以左上角对齐为准。
填写封面
会计凭证封面应写明单位名称、年度、月份、本月册数、本册是第几册、记账凭证的起讫编号和张数。
由会计主管、装订人分别签名或盖章。
装订
使用“三针引线法”装订,并尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持较大的显露面。
装订厚度一般为1.5厘米,保证装订牢固、美观大方。
检查顺序号:
检查凭证顺序号是否颠倒或缺失,附件是否齐全。
封面编卷号:
在封面上编好卷号,并按编号顺序入柜。
归档保管
装订好的会计凭证应进行归档保管,并且要建立会计凭证调阅登记制度,以便于日后查阅。
其他注意事项
对于数量过多的原始凭证,如收、发料单等,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面注明记账凭证日期、编号,存放在其他类会计档案中,同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。
记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
通过以上步骤,可以确保会计凭证和附件的整理工作有序、规范,便于日后的查阅和管理。