当发生费用退回时，会计处理通常遵循以下步骤：
确认退回费用的性质
如果退回的费用涉及成本费用，应使用红字分录进行退回。
如果退回的费用不涉及成本费用，可以采用原分录红数退回，或者做相反分录退回。
对于已付款项退回的账务处理
若是有关成本费用，则做红字退回分录。例如：
支付时：
借：管理费用
贷：银行存款
退回收到款项时：
借：银行存款
贷：管理费用（红数或负数）
与成本费用无关的，可以原分录红数退回，或者做相反分录退回。例如：
支付时：
借：应付账款
贷：银行存款
现在退回：
借：银行存款
贷：应付账款
对于转账错误被退款的会计分录
支付时（有些银行需要手续费）：
借：应付账款——XXX公司
贷：银行存款
错误转账被退回（支付的手续费不会退回）：
借：银行存款
贷：应付账款——XXX公司
再次按正确账号付款：
借：应付账款
贷：银行存款
退货的账务处理
退货不是发生在资产负债表日后事项，可直接冲减当期收入，冲回成本。例如：
借：应收账款（红字）
贷：主营业务收入（红字）
应交税费——应交增值税（销项税额）（红字）
借：主营业务成本（红字）
贷：库存商品（红字）
期末结转本年利润时的处理
企业发生的费用被退回且期末进行结转时，应当通过“管理费用”等红字科目以及“本年利润”红字科目核算。由于利润表中的管理费用项目取数时都会取用借方的发生额，所以一般将管理费用减少额进行红字借记的会计处理。例如：
借：本年利润（红字）
贷：管理费用（根据费用所属部门计入相关科目）（红字）
根据以上步骤，可以根据具体情况选择合适的会计处理方法。
