会计凭证的保管是确保会计信息完整、安全、可追溯的重要环节。以下是会计凭证保管的主要内容和要求:
整理与分类
会计凭证在登记完毕后,应按照分类和编号顺序进行整理,防止散乱丢失。
记账凭证应与所附的原始凭证或原始凭证汇总表一起,按照编号顺序整理保管。
装订与归档
会计凭证应定期装订成册,防止散失。装订时应加具封面和封底,并在装订线上加贴封签,由装订人员在装订线封签处签名或盖章。
从外单位取得的原始凭证如有遗失,应取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人和单位负责人或其授权人员批准后,代作原始凭证。
保管期限
会计凭证的保管期限一般为30年,从会计年度终了后的第一天算起。
特殊情况下,如保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
安全措施
会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。
原始凭证一般不得外借,其他单位如有特殊原因确实需要使用时,经本单位会计机构负责人和会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
电子保管
除了纸质保管外,还可以将会计凭证扫描成电子文件,存储在计算机或其他存储设备中进行保管。
将会计凭证录入到电子会计系统中,由系统进行自动保管。
专人负责
出纳人员不得兼管会计档案。
会计凭证的保管应指定专人负责,确保凭证的安全与完整。
通过以上措施,可以确保会计凭证在需要时能够安全、完整、方便地查阅和使用,同时也有利于审计、税务和法律程序的顺利进行。