会计在折叠单据时,通常遵循以下步骤:
准备工具
一张硬度较好的纸板(尺寸需与凭证封皮一致,最好长和宽缩小2-3毫米)。
会计凭证纸和附件(如A4纸)。
小夹子(用于固定凭证纸和附件)。
对折法
将A4纸附在会计凭证纸后边,左边对齐,并用小夹子夹住左上角,以稳固凭证纸和附件。
将A4纸的左下角沿着凭证纸的长度下方向上翻,折叠出三角形的模样。
将A4纸的剩余长度部分沿着凭证纸的长度下方向继续向上翻折,并朝折痕处用力压平。
将A4纸的最右边超出凭证纸的宽度部分沿着凭证纸的宽度方向向左边翻折,并朝折痕处用力压平。
三折法
将A4纸横向放置,沿中线对折,使左右两边完全重合。
然后将已对折的纸张再次对折,这次是对向内侧对折,形成一个类似信封的形状。
包角装订法
使用两条适当宽度和长度的纸条互相垂直折叠放在封面左上角。
承蒙凭证一起装订,并在骑缝处加盖装订人名章压缝。
鱼鳞状分布法
在粘贴票据时,每张票据约错开1厘米左右的距离,票据呈鱼鳞状分布。
特殊处理
对于纸张面积过小的原始凭证,可以将其粘贴在同记账凭证大小相同的白纸上,并注明张数和合计金额。
安全存放
将所有折叠好的会计凭证按照时间顺序放置在文件夹或盒子中,以便存档和管理,并确保文档的安全性和机密性。
通过以上步骤,会计可以有效地将原始凭证折叠成规范、整齐且易于查阅的形式,从而提高工作效率和准确性。